La gestion d’immeubles commerciaux demande de la part du gestionnaire de la rigueur et de l’efficacité pour être sans cesse à l’affût de l’évolution de la santé économique de l’immeuble.

Notre service de gestion d’immeubles commerciaux inclus les services suivants :

• Services de comptabilité
• Gestion des comptes bancaires incluant la conciliation bancaire
• Dépôt des loyers mensuels et des frais communs
• Paiement des factures courantes
• Tenue de livre mensuelle (États financiers mensuels incluant l’état des résultats, le bilan et l’état des ajustements)
• Établissement d’un budget prévisionnel annuel, ventilé mensuellement et comparé aux résultats réels

Gestion des loyers, baux et vacances

Collecte des loyers auprès des locataires commerciaux
À moins de situations particulières, les loyers sont recueillis des locataires le premier jour du mois. Les retardataires sont contactés directement et rapidement pour éviter les situations conflictuelles. Le suivi qui s’impose dans certains cas est rapide et adéquat. Nous favorisons le retrait direct comme méthode de paiement, un système qui s’avère efficace et sécuritaire.

Négociation et renouvellement des baux
Les étapes nécessaires quant aux augmentations prévues sont suivies à la lettre selon les clauses de renouvellement et d’indexation au bail. Nous devons également nous assurer d’en informer le locataire des avis émis et veiller à ce qu’une copie leur soit remise. La remise en marché d’un local commercial doit se faire avec des données à jour concernant le secteur, la situation économique et la concurrence.

Évaluation et entretien des logements en vue de la location
Avant d’être loué à nouveau, un logement est d’abord inspecté pour évaluer l’entretien ou les réparations à faire. Par la suite, avec l’accord du propriétaire, les travaux sont exécutés avec promptitude sous la supervision d’une équipe de gestion efficace pour que la location se fasse le plus rapidement possible.

Location des logements vacants via notre site Internet
Dès qu’un logement devient vacant, les moyens qui suivent sont utilisés : annonces dans les journaux locaux, si nécessaire, pose d’une affiche « à louer » à une place bien en vue sur l’immeuble, feuillets annonçant la location dans les secteurs immédiats en plus d’une annonce sur notre site Internet. Les visites des logements à louer sont dirigées par notre personnel qui est bien entraîné pour cette fonction. Enfin, chaque locataire potentiel doit remplir une demande de location en bonne et due forme, se soumettre à un examen de crédit qu’il doit passer avec succès. Ces préliminaires sont nécessaires avant de procéder à la signature du bail.

• Collecte des loyers
• 1er rappel lors d’impayés
• Procédures judiciaires au besoin
• Négociation et renouvellement des baux
• Publicité des logements vacants
• Compte-rendu au rapport mensuel d’activités

Volet assurances

• Gestion des polices d’assurance nécessaires
• Prise en compte des déclarations de sinistre des parties communes
• Suivi du dossier et répartition des indemnités aux bénéficiaires
• Déplacement spécial sur demande d’un expert lors d’un sinistre
• Le cas échéant, compte-rendu au rapport mensuel d’activités

Entretien et amélioration des parties communes

• Visite périodique des lieux communs de l’immeuble : inspection de contrôle de l’entretien des locaux et du respect des règlements de l’immeuble
• Surveillance de l’exécution des travaux ou réparations majeures
• Supervision et surveillance de l’exécution des travaux et réparations mineures
• Négociation des contrats d’entretien des équipements communs
  Établissement et supervision du contrat d’entretien courant de l’immeuble au besoin (conciergerie)
• Archivage des appels de service pour l’immeuble
• Compte-rendu au rapport mensuel d’activités