Gestion financière

Le service de gestion de copropriétés de Gestion Immobilière Versailles vise tout d’abord la qualité et l’efficacité. Le gestionnaire mandaté pour prendre charge de cette responsabilité possède l’expertise et l’expérience nécessaire pour s’acquitter de ce travail. Il a aussi le support de toute l’équipe pour mener à bien les activités qui suivent :

• Percevoir et déposer les frais communs au compte de la copropriété selon les pourcentages de partages des frais communs
• Émettre les chèques pour le paiement des comptes
• Préparer les conciliations bancaires
  Fournir mensuellement un bilan faisant état notamment du solde en banque, des comptes à recevoir et des comptes à payer
• Produire un rapport mensuel qui permet au conseil d’administration de suivre de près l'évolution financière de la copropriété.
• Préparer et soumettre les prévisions budgétaires
• Faire préparer annuellement le rapport d’impôt de la copropriété, tel que prescrit par la loi
• Remplir la déclaration annuelle obligatoire auprès du Registraire des entreprises du Québec

Services administratifs et de secrétariat

• Fournir un service de traitement de texte pour la correspondance, l’ordre du jour des réunions, les procès-verbaux ainsi que pour tout autre document requis par le conseil d’administration
• Notre service téléphonique personnalisé est en fonction de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi inclusivement
• Archivage, entreposage des documents relatifs à la copropriété
• Tenir à jour les fichiers et informations des copropriétaires
• Préparation des documents demandés par le notaire instrumentant lors d’une vente d’une unité de la copropriété.

Service d'urgence

Nous offrons un service téléphonique d'urgence 24h/24, 7 jours par semaine qui favorise une meilleure sécurité.

Gestion des réunions

• Préparer l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration et des assemblées générales de copropriétaires; les transmettre au Syndicat dans les délais prescrits
• Préparer pour l’assemblée générale, les documents suivants sont préparés :
  • L’avis de convocation
  • Les prévisions budgétaires
  • La procuration
  • Les bulletins de vote
  • Les feuilles de présence;
• Agir à titre de facilitateur, dans le déroulement des assemblées de copropriétaires
• Tenir à jour les registres des procès-verbaux
• Exécuter, suivre les décisions du syndicat

Gestion de l'entretien

• S’assurer qu’un service adéquat de conciergerie est en place en tout temps
• Octroyer les contrats de conciergerie et/ou superviser le personnel s’il y a lieu
• Intégrer les appels de services pour les réparations dans notre système informatisé et en assurer le suivi et un archivage adéquat
• Effectuer ou faire effectuer les réparations, en respectant la délégation de pouvoir spécifiée au contrat par le conseil d’administration
• Assurer la propreté des lieux en tout temps, à l’extérieur comme à l’intérieur
• Négocier des contrats avantageux (ascenseurs, assurances, déneigement, entretien de la pelouse)
• Mettre sur pied un plan d’entretien de l’immeuble en tenant compte d’une réserve structurale raisonnable

Gestion Immobilière Versailles s’engage à ne pas bénéficier de ristournes, escomptes dont elle pourrait bénéficier par l’octroi des contrats. Les économies réalisées par le volume d’affaire de notre compagnie sont transmises directement au syndicat.

Gestion de la déclaration de copropriété

• Représenter le syndicat auprès des locataires (pour les unités louées), afin de faire respecter les règlements de la copropriété
• Résoudre rapidement tout problème ou litige entre les copropriétaires
• Interpréter la déclaration de copropriété afin d’établir les responsabilités respectives du syndicat face à celles des copropriétaires.
• Proposer au conseil d’administration des règlements utiles à la copropriété et les faire adopter
• Entreprendre les mesures nécessaires à la perception des frais communs auprès des copropriétaires délinquants
• De façon générale, s’assurer du respect des clauses de la déclaration de copropriété par les copropriétaires

Volet assurance

• S’assurer que la couverture de la police d’assurance est suffisante et supportée par une évaluation professionnelle
• Soumettre à l’assureur les demandes d’indemnité des parties communes en cas de sinistre
• Suivre les dossiers de sinistres et répartitions qui concernent les bénéficiaires
• Faire compte-rendu administratif dans le cadre du rapport mensuel, s’il y a lieu

Service-conseil

Le syndicat et le conseil d’administration de la copropriété peuvent bénéficier des connaissances et de l’expertise d’une équipe multidisciplinaire. Ce soutien peut être un atout important dans la recherche de solutions pour diminuer les coûts d’opération et améliorer la qualité de vie des résidants.

« Nous administrons vos immeubles comme s'ils étaient les nôtres »